Matraico 20 jaar

Op 1 februari 2021 bestaat mijn bedrijf Matraico 20 jaar. Dit kan natuurlijk niet ongemerkt voorbij gaan! Ik kan immers terugkijken op mooie veelbewogen jaren waarbij ik veel mensen en organisaties heb leren kennen, kunnen begeleiden en trainen.

Ik wil deze organisaties en iedereen met wie ik heb samengewerkt graag bedanken voor het vertrouwen, de samenwerking, de inzichten en de mooie resultaten. Ook de bureaus die hieraan hebben bijgedragen ben ik erkentelijk.

Natuurlijk kijk ik ook vooruit, ik zie nog steeds veel zorgorganisaties moeite hebben met het op orde brengen van de financiële functie. De komende jaren wil ik mij als controller, adviseur en trainer blijven inzetten om zorgorganisaties hierbij te ondersteunen.

In deze blog schrijf ik over de Top-3 van meest voorkomende financiële problemen bij zorgorganisaties en hoe ik dit als controller en trainer heb begeleid.

Mijn ervaringen de afgelopen 20 jaar

De afgelopen 20 jaar is de zorg flink aan verandering onderhevig geweest. Zo is steeds meer zorg gedecentraliseerd, is de administratieve last flink verzwaard en moest er aanzienlijk worden bezuinigd, waardoor er steeds efficiënter gewerkt moest worden.

Bovendien zijn de systemen steeds complexer geworden. En dat in een omgeving waarbij de burger steeds mondiger is geworden en de organisatie meer servicegericht moet opereren.

Ik heb de afgelopen 20 jaar ervaren dat het voor veel zorgorganisaties steeds weer een uitdaging is om de financiën goed op orde te hebben.

Top-3 meest voorkomende financiële problemen bij Zorgorganisaties

1. Managers hebben vaak onvoldoende financieel besef

2. Managers nemen geen (financiële) verantwoordelijkheid

3. Managementinformatie wordt wel verstrekt, maar vaak is deze onduidelijkheid en kunnen de managers deze informatie niet lezen en interpreteren

In de praktijk betekent dit dat er geen financiële sturing wordt gegeven of dat er verkeerde beslissingen worden genomen.

Productie vergoeding

Zo zie ik regelmatig dat een manager die bijvoorbeeld 10.00 uur productie huishoudelijke verzorging moet leveren niet precies weet hoeveel FTE moet worden ingezet om deze verzorging te realiseren.

Daarnaast ontbreekt het regelmatig aan besef of de vergoeding van de gemeente wel alle kosten dekt. Het gebeurt dan ook vaak dat daardoor te veel uren worden ingezet en de dienst verliesgevend is.

Ziekte verzuim

Een ander voorbeeld is ziekte verzuim. Regelmatig worden extra uitzendkrachten aangetrokken of extra uren gedraaid, zonder dat er rekenschap wordt gegeven aan de financiële impact van dergelijke beslissingen. Dit heeft helemaal grote financiële gevolgen als er ook nog eens extra nacht- en avonddiensten met extra ORT worden gedraaid.

Management informatie

Daarnaast merk ik dat managers moeite hebben om verbanden tussen verschillende KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) te leggen, waardoor er verkeerde beslissingen worden genomen.

Zo heb ik een manager meegemaakt die langdurig 20% geplande onderbezetting bij zijn intramurale afdeling had, maar waarbij de personele kosten in overeenstemming met de begroting waren. Deze manager begreep niet waarom hij verlies leed, want zijn personele kosten waren binnen de begroting gebleven. Daar stuurde hij immers op!

Vaak genoeg zie ik managers moeite hebben met het maken van financiële keuzes. Ik snap heel goed dat een zorgmanager niet als eerste aan het financiële aspect denkt bij een bepaalde afweging. Maar helaas komen bovenstaande voorbeelden en soortgelijke gevallen nog te vaak voor.

Hoe heb ik de financiële problemen bij de diverse zorgorganisaties de afgelopen 20 jaar als controller en trainer begeleid?

Managementinformatie

In mijn werk als controller stop ik veel energie in de managementinformatie. Ik zorg ervoor dat deze informatie betrouwbaar is en maandelijks wordt gemaakt, zodat de managers goede stuurinformatie voorhanden hebben. Toch weten de managers die de juiste informatie krijgen vaak niet hoe ze hiermee moeten omgaan en welke verbanden er tussen de diverse KPI’s bestaan. Het is daarom noodzakelijk dat ik ze extra training en coaching geef.

Financieel besef

Zoals vermeld ontbreekt het bij de zorgmanager vaak aan financieel besef. Het directe probleem van een afdeling moet snel worden opgelost. Wat deze oplossing financieel betekent voor de afdeling en dus voor de organisatie, wordt nauwelijks in de oplossing meegenomen. Ik leer de managers daarom om breder te kijken en in meerdere oplossingen te denken. En natuurlijk moet het bestuur tijdig worden ingelicht over de ontstane problematiek. Een bestuur wordt nu eenmaal niet graag verrast met niet geplande extra uitgaven.

Financiële verantwoordelijkheid

Dit heeft te maken met (financiële) verantwoordelijkheid nemen. Als manager maak je keuzes en deze leg je voor aan het bestuur. Hierin verklaar je de door jouw gemaakte keuzes. Dan neem je echt je verantwoordelijkheid! Ik begeleid de managers in dit proces.

Training en coaching

Een goede financiële training met extra begeleiding van mij on the job, biedt zeker extra soelaas.

De training financieel management voor zorgmanagers en zorgcoaches heb ik de afgelopen 10 jaar voor ongeveer 300 managers verzorgd. Daarin train ik de managers op diverse financiële thema’s.

Daarbij blijkt dat er bij de deelnemers angst en onzekerheid is om met getallen en dashboards te werken en financiële verantwoording af te leggen. Ik weet nog dat een deelnemer op de training tegen me zei: "Ik doe wel mee aan de training, maar ik ga niet rekenen, want dat kan ik niet. En verantwoording afleggen vind ik maar niets!".

Gedurende de training slaat deze angst om in interesse. De weerstand verdwijnt en de deelnemers vinden het steeds leuker om met getallen en dashboards te werken. Na afloop van de training is het voor hen een uitdaging om financiële rapportages te kunnen interpreteren en verantwoording af te leggen. Zij weten aan welk stuurwiel ze moeten draaien om in control te zijn.

Voor de organisatie levert dit veel op. De managers nemen financiën serieus en het financiële besef wordt groter. Ze zijn na de training in staat hun financiële verantwoordelijkheid te nemen. Resultaten worden beter en de managers komen beter in control. Hierdoor zal ook de gehele organisatie beter in control zijn, met minder kans op financiële uitglijders.

Geïnteresseerd?

Is er bij jouw organisatie ook meer financieel besef en know how nodig? Neem dan contact op voor een advies gesprek, een training of controlling werkzaamheden.

Zelforganiserende teams

Ik kom het steeds vaker tegen, de zelforganiserende (of soms genoemd zelfsturende) teams in de zorg.

De managementlaag verdwijnt en de teams worden zelforganiserend (zelfsturend). Een mooie en noodzakelijke ontwikkeling die past in deze tijd. Dit betekent nogal wat voor de organisatie en de teams en dit proces zal goed moeten worden begeleid.

Vanuit de organisatie bezien

De manager is er niet meer. Welke beslissingen mogen de teams nemen en welke niet? Welk kader wordt er geschapen? Hoe ondernemend mogen de teams zijn? Hoe gaat de organisatie de teams faciliteren?

En een belangrijke vraag vanuit het management bezien is: blijft mijn organisatie wel in control en is de belevingswereld van het bestuur hetzelfde als die van de teams?

Vanuit de teams bezien

Wat mogen de teams wel en niet zelf doen? Wie gaat de werkzaamheden in het team verrichten, zoals het roosteren, het kasverkeer, het aannemen van cliënten, de voeding, de dagbesteding, de behandeling van de cliënt etc. Dit zal vaak nog moeten worden uitgekristalliseerd. En hoe ondernemend kan het team zijn?

Het team kan pas zelforganiserend (of zelfsturend) zijn, als het team ook alle verantwoordelijkheid zelf kan nemen!

Begeleiding vanuit Matraico

Graag begeleid ik organisaties en teams hierin. Dit kan zowel zijn op het financiële vlak als op het vlak van intermenselijke verhoudingen.

Ik wijs u hierbij op mijn trainings- en coachingsaanbod op deze site.